Certificado Digital para Empresas, por que você ainda não tem?

Assim como as pessoas físicas, as pessoas jurídicas também podem solicitar um documento que lhes permita credenciar sua condição de empresa em procedimentos virtuais: o certificado digital para empresas. 

Essa tecnologia é um dos elementos que garantem a validade da identidade de uma pessoa em um determinado ato de manifestação, acesso ou autorização, bem como o processo de assinatura digital. No entanto, muitas vezes surgem dúvidas sobre quais empresas exigem certificados digitais, como obtê-los e como usá-los.

Este artigo discutirá as vantagens dos certificados digitais para sua empresa e como eles funcionam. Continue lendo para saber detalhes completos sobre certificados digitais.

O que é o certificado digital para empresas?

Organizações ou indivíduos podem usar certificado digital para empresas como uma identidade online para assinar contratos e realizar transações seguras. Portanto, os certificados digitais servem como um meio de identificar quem criou a assinatura digital do signatário.

Para que serve o certificado digital?

Os certificados digitais são usados para autenticar várias atividades e transações on-line, garantindo segurança, privacidade e flexibilidade para todas as partes. Portanto, esse documento é usado para autenticar todos os tipos de transações e atividades on-line de forma segura, privada e flexível. Você também pode usá-lo para assinar e verificar vários documentos. Aqui estão alguns deles: 

• Notas Fiscais Eletrônicas (NFe);
• Conhecimentos de Transportes Eletrônicos (CTe);
• Cupons Fiscais Eletrônicos;
• Petições em processos eletrônicos;

Observe que as assinaturas digitais que usam certificado digital para empresas não requerem reconhecimento de firma, o que pode acelerar o processo. Os certificados digitais mostram a origem, a data e a hora da assinatura e servem como prova para inspeções governamentais.

Por que o certificado digital é tão importante para o trabalhador autônomo?

Há muitas maneiras pelas quais os funcionários podem se beneficiar do uso de certificado digital para empresas. Por exemplo.

• Velocidade e economia de tempo, faça negócios sem precisar viajar.
• Assine ou crie documentos fiscais com facilidade diretamente de seu computador. 
• Transparência, registre a data e a hora da execução de cada programa. 

Isso garante que você terá provas documentadas caso precise se defender de possíveis erros de gerenciamento.

Quais são os tipos de certificados?

Há vários tipos de certificados para atender às diferentes necessidades de indivíduos ou empresas. Os mais conhecidos e usados com mais frequência são:

• e-CP: Os empresários assinam documentos eletronicamente usando o e-CPF sendo representantes autorizados de uma empresa, entretanto, mais utilizado por pessoas físicas.
• e-CNPJ: Considerado a versão on-line do CNPJ e, portanto, é excelente para corporações, empresas e organizações.
• NF-e: Embora o e-CNPJ permita que os empregadores enviem notas fiscais, a NF-e é o certificado que funciona melhor para aqueles que empregam pessoas físicas. Isso alivia a preocupação de que seus certificados sejam usados para fins não autorizados ou ilegais ao emitir notas fiscais.
• e-Simples ou e-CNPJ ME/EPP: Você verá aqui um novo tipo de certificado digital chamado e-Simples ou e-CNPJ ME/EPP, que se destina apenas a pequenas e médias empresas. Ele é comparável ao e-CNPJ mencionado acima, mas é mais barato e oferece menos serviços.
• e-MEI: Um certificado digital para empresa chamado e-MEI, que também é novo no mercado, é destinado, como você deve ter imaginado, a microempresários individuais. Registro fácil de funcionários e criação de faturas.

Embora as empresas possam ter mais de um certificado, as empresas usam com mais frequência o e-CNPJ.

Certificado A1 ou A3: veja as diferenças entre os modelos

Os certificados digitais existem em uma grande variedade e cada um cumpre uma função específica. Os certificados digitais A1 e A3, entretanto, são os mais importantes.

Certificado digital A1

Os modelos de certificado A1 ficam salvos diretamente em seu computador. Ele funciona usando uma chave de criptografia, uma chave pública e uma chave privada. Isso o torna perfeito para comerciantes que só fazem negócios por meio de computadores.

Certificado digital A3

O meio de armazenamento padrão (um dispositivo que pode ser um cartão ou um token) é o que diferencia o modelo de certificado A3 do modelo A1. A maioria dos certificados desse tipo tem um período de validade de três a cinco anos.

Como ter o certificado digital para empresas?

Dependendo do uso pretendido, os certificados podem ser obtidos de várias organizações e de várias maneiras. As etapas para obter um certificado digital para empresa estão detalhadas abaixo.

1. Escolha de uma Autoridade Certificadora (AC): a escolha de uma Autoridade Certificadora (AC) da lista de ACs da ICP-Brasil é a primeira etapa para a aquisição de um certificado digital. O site da ICP-Brasil tem uma lista completa de empresas, incluindo a Federação das Caixas Econômicas, Correios, Serasa Experian, Certisign e Casa da Moeda.
2. Selecione o certificado perfeito: Você deve selecionar o certificado digital que melhor atenda às suas necessidades na lista de opções disponíveis no catálogo da certificadora. Você pode selecionar NF-e (a opção mais recomendada), e-CNPJ ou e-Simples, por exemplo, se sua pequena empresa precisar emitir notas fiscais. Também é necessário selecionar as opções A1 (arquivos de computador), A3 (hardware) ou celular e nuvem.
3. Envio de documentos: Você deve fornecer à certificadora a documentação pessoal ou comercial para obter um certificado digital para empresas.
4. Agendamento de validação: você deve ir pessoalmente a um dos centros de serviço da autoridade certificadora para validar seu documento e, assim, finalizar a compra do seu certificado digital. Para garantir a autenticidade do documento e impedir fraudes, essa etapa é crucial tanto para a emissão original quanto para a renovação. A renovação on-line de certificados está disponível somente para pessoas físicas.
5. Aguarde a chegada de seu certificado pelo correio ou retire-o: Dependendo do tipo e da empresa, você poderá solicitar seu certificado digital dentro de horas ou dias após comprovar sua identidade. 

Gerenciamento dos seus certificados digitais na Bookk

Normalmente, as empresas têm um ou mais certificados digitais que precisam ser usados por vários usuários, incluindo recursos humanos, declaração e liquidação de impostos e aplicativos de concessão. É um desafio gerenciar e confirmar o período de validade, pois isso exige a instalação de certificados no dispositivo de cada usuário.

A Bookk tem uma equipe qualificada para resolver esse problema. É uma empresa que armazena com segurança os certificados usados pela sua empresa. Isso simplifica o gerenciamento de certificados de acesso e controle de usuários, permitindo que usuários autorizados assinem documentos de qualquer lugar.

Entre em contato conosco para obter mais detalhes sobre certificado digital para empresas ou qualquer outra questão na contabilidade de sua empresa. Te ajudamos a determinar qual opção melhor atende às suas necessidades.